Sistem manajemen kinerja dapat diukur menggunakan KPI (Key Performance Indicator) supaya memiliki tolok ukur kesuksesan yang baik pula. Bagaimana cara menentukan KPI perusahaan? Yuks simak artikel di bawah ini

Kontrol dan evaluasi merupakan fungsi yang penting dalam manajemen untuk memastikan rencana kerja organisasi bisa berjalan dengan baik sehingga tujuan akhir organisasi bisa tercapai. Untuk bisa melakukan fungsi kontrol dan evaluasi dengan baik dibutuhkan sistem manajemen kinerja yang baik. Sistem manajemen kinerja yang baik harus bisa menggambarkan proses bisnis yang terjadi dalam organisasi secara keseluruhan. Sistem manajemen kinerja memuat ukuran-ukuran KPI (key performance indicator) yang merepresentasikan kinerja dari seluruh bagian organisasi dan keterkaitan yang ada antar bagian-bagian tersebut. Banyak perusahaan yang telah memiliki sistem manajemen kinerja namun hanya berisi ”list of KPIs” dan mengabaikan keterkaitan antar indikator. Jika hubungan keterkaitan ini bisa dinyatakan secara kuantitatif, maka model pengukuran kinerja biasa digunakan untuk tujuan yang lebih definitif dan spesifik, misalnya upaya perbaikan yang lebih spesifik, ataupun untuk memprediksi perilaku sistem di masa depan.

Pengertian KPI

KPI (Key Performance Indicator) adalah alat ukur yang menggambarkan efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya. Perusahaan menggunakan KPI untuk mengukur kesuksesan pencapaian target mereka.

Pengertian Key Performance Indicator Menurut Ahli

• Menurut Iveta (2012), Key Performance Indicator (KPI) adalah ukuran yang bersifat kuantitatif dan bertahap bagi perusahaan serta memiliki berbagai perspektif dan berbasiskan data konkret, dan menjadi titik awal penentuan tujuan dan penyusunan strategi organisasi.
• Menurut Warren (2011), Key Performance Indicator (KPI) merupakan sebuah pengukuran yang menilai bagaimana sebuah organisasi mengeksekusi visi strategisnya. Visi strategis yang dimaksud merujuk kepada bagaimana strategi organisasi secara interaktif terintegrasi dalam strategi organisasi secara menyeluruh.
• Menurut Parmenter (2007), mendefinisikan Key Performance Indicator (KPI) sebagai yang paling kritikal untuk kesuksesan organisasi pada kondisi sekarang dan di masa datang.
• Menurut Banerjee dan Buoti (2012), Key Performance Indicator (KPI) adalah ukuran berskala dan kuantitatif yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja organisasi dalam tujuan mencapai target organisasi. KPI juga digunakan untuk menentukan objektif yang terukur, melihat tren, dan mendukung pengambilan keputusan.

Faktor Penentu Key Performance Indicator

KPI atau key performance indicator hanya akan berhasil jika diterapkan dengan benar. Ada beberapa faktor yang menjadi penentu. Berikut faktor-faktor tersebut. 1. Specific Ada beberapa indikator dalam KPI. Indikator-indikator tersebut harus disusun dengan baik, detail, dan spesifik. Dengan demikian, materi yang disampaikan jadi lebih mudah dipahami. 2. Measurable Indikator dalam KPI harus terukur dengan benar, baik dari sisi kuantitatif maupun kualitatif. Jadi, jangan asal susun indikator saja tanpa memperhatikan apakah indikator tersebut dapat dihitung atau tidak. 3. Achievable Indikator KPI harus bisa dicapai. Lebih dari itu, indikator tersebut juga harus bisa memberi manfaat dalam pengambilan keputusan. 4. Relevant Indikator KPI tidak boleh mengada-ada dan harus sesuai dengan bidangnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari kesalahpahaman. 5. Timely Indikator yang digunakan dalam KPI harus memiliki jangka waktu. Anda harus memikirkan apakah indikator tersebut bisa dicapai dalam jangka waktu tertentu atau tidak.

Manfaat Penerapan KPI dalam Perusahaan

Ada banyak manfaat yang bisa diperoleh dari penerapan key performance indicator. Berikut beberapa diantaranya. 1. Untuk Menjaga Arah Strategi Bisnis KPI bisa digunakan sebagai panduan terkait apa saja yang perlu dilakukan oleh karyawan demi mencapai tujuan perusahaan. Jika memang ada yang belum sesuai dengan tujuan atau bahkan menyimpang, perusahaan bisa segera mengambil tindakan sesuai arah strategi bisnisnya. 2. Sebagai Alat Bantu untuk Mengarahkan Karyawan Perusahaan dapat menggunakan indikator-indikator KPI untuk melihat prioritas kinerja yang perlu dikembangkan. Dengan demikian, tujuan bisnis bisa tercapai sesuai dengan harapan. 3. Membantu HR (Human Resources) Mengambil Keputusan Indikator-indikator KPI menyajikan data terkait karyawan. Data-data tersebut tersusun secara rapi. Hal ini akan sangat membantu HR di saat harus mengambil keputusan. 4. Membantu Karyawan untuk Mengetahui Kinerjanya Karyawan bisa memanfaatkan indikator KPI untuk mengetahui kinerja mereka sendiri. Apakah performanya sudah bagus atau belum, semua itu bisa dilihat dari paparan data dalam KPI.

Tips Menerapkan Key Performance Indicator

Jika melihat manfaat key performance indicator, akan sangat masuk akal jika ada banyak perusahaan yang ingin menerapkannya. Jika Anda tertarik untuk menerapkannya juga, berikut tipsnya. 1. Memiliki Tujuan yang Jelas Tentukan tujuan bisnis Anda secara jelas. Apakah itu untuk memimpin pasar atau meningkatkan penjualan, tujuan inilah yang nantinya menjadi acuan dalam menyusun dan mengevaluasi KPI. 2. Kumpulkan Data Anda butuh data untuk mulai menghitung nilai KPI. Untuk itu, Anda perlu mengumpulkan data-data yang valid dan spesifik. 3. Tinjau Perubahan Perubahan yang terjadi perlu ditinjau. Apakah target berhasil dicapai atau tidak, semua itu perlu dipantau. Meski demikian, Anda juga tidak boleh tergesa-gesa menambah beban target berikutnya jika target sebelumnya tidak tercapai. 4. Membuat Rumusan KPI Setiap perusahaan itu unik. Oleh karena itu, rumusan KPI-nya juga tidak selalu sama. Buatlah rumusan KPI yang sesuai dengan perusahaan Anda. Dalam prosesnya, Anda mungkin perlu menguji rumusan tersebut demi mendapatkan rumusan yang paling sesuai dengan realisasi. 5. Mempresentasikan KPI Agar lebih mudah dicerna, indikator kinerja perlu diubah dalam bentuk visual, baik itu dalam bentuk bagan atau diagram. Dengan presentasi yang mudah dimengerti, mengarahkan karyawan juga jadi lebih mudah.KPI atau key performance indicator sangat berguna bagi perusahaan dan karyawan. Namun untuk mendapatkan manfaat terbaiknya, KPI harus dibuat dengan objektif berdasarkan kinerja karyawan.

Adapun beberapa Karakteristik dari KPI yaitu:

• Ukuran non finansial
• Ukuran yang sering digunakan (regular measurements)
• Ukuran yang diketahui oleh manajemen
• Semua orang yang ada di dalam suatu organisasi telah mengerti dan memahami KPI
• Tanggung jawab kepada individu dan tim
• Memiliki efek yang sangat signifikan
• Memiliki efek yang positif

Key performance indicator diukur dalam periode harian, mingguan dan bulanan. KPI yang baik merupakan suatu hal yang penting dan terus menerus mendapat perhatian dari manajemen. Ketika seseorang menyimpang dari KPI, pihak manajemen dapat mengambil suatu keputusan dan memanggil orang yang bertanggung jawab. Beberapa contoh KPI Non-Finansial yang dimaksud tersebut diantaranya seperti:

• Perputaran Tenaga Kerja (Manpower Turnover)
• Matriks Kepuasan Pelanggan (Customer Satisfaction Metrics)
• Rasio Pelanggan Berulang terhadap Pelanggan Baru (Repeat Customer to New Customer Ratio)
• Pangsa Pasar (Market Share)

Penerapan Key Performance Indicator

Terdapat 4 kriteria dasar yang harus dipenuhi sebelum suatu organisasi dapat menyatakan bahwa mereka telah mengimplementasikan KPI ke dalam aktivitas operasional, yaitu:

• Kolaborasi antara karyawan, tim, supplier dan pelanggan
• Desentralisasi dari level manajemen sampai level operasional
• Integrasi atau keterkaitan antara ukuran, laporan dan tindakan
• Hubungan KPI dan strategi

Untuk mengimplementasikan KPI, membutuhkan suatu proses sistem yang saling terkait, baik itu dari lingkungan organisasi sendiri seperti karyawan, manajer, pemegang saham dan dari pihak-pihak luar seperti pelanggan dan supplier. Begitu juga laporan yang harus tepat waktu, efisien, dan fokus terhadap peningkatan pengambilan keputusan.

Kesimpulan

Mengembangkan KPI memerlukan waktu dan sumber daya perusahaan. Key Performance Indicator  yang diukur adalah Indikator yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dengan mempertimbangkan strategi dan tujuan jangka pendek perusahaan.

Referensi

Sumber 1 : https://www.jurnal.id/id/blog/mengenal-kpi-key-performance-indicator/ Sumber 2 : https://startupstudio.id/5-faktor-penentu-key-performance-indicator-dan-tips-menerapkanya/